Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων

1. Ηλιοτρόπιο Λέσβου

Η Ενεργειακή κοινότητα Ηλιοτρόπιο Λέσβου  είναι ένας Συνεταιρισμός Περιορισμένης Ευθύνης, που ιδρύθηκε με στόχο να προωθήσει τη συμμετοχή των πολιτών στην παραγωγή, από Ανανεώσιμες Πηγές Ενέργειας, της ενέργειας που χρησιμοποιούν, και την καταπολέμηση της ενεργειακής φτώχειας στον Δήμο Μυτιλήνης. Ιδρύθηκε και απέκτησε μορφή τον Δεκέμβριο του 2022.

2. Τι πληροφορίες έχουμε

2.1 Στο πλαίσιο του έργου μας στο Ηλιοτρόπιο, έχουμε αρχειοθετημένα στοιχεία ωφελουμένων. Τα στοιχεία αυτά αφορούν στοιχεία ταυτότητας, αριθμούς φορολογικού μητρώου και μητρώου κοινωνικής ασφάλισης, διεύθυνση κατοικίας, πληροφορίες για την εκπαίδευση και την οικονομική κατάσταση, διάφορα στοιχεία ευαλωτότητας τους κ.α.

2.2 Επιπλέον, έχουμε αποθηκευμένα στοιχεία εργαζομένων και μελών της κοινότητας, των οποίων η σύμβαση βρίσκεται σε ισχύ ή έχει λήξει, και ενδιαφερομένων να εργαστούν στο Ηλιοτρόπιο Λέσβου. Τα στοιχεία αφορούν μεταξύ άλλων στοιχεία ταυτότητας, στοιχεία επικοινωνίας, αριθμούς φορολογικού μητρώου και μητρώου κοινωνικής ασφάλισης, διεύθυνση κατοικίας, πληροφορίες για την εκπαίδευση και την οικονομική κατάσταση, και κάθε πληροφορία, που μπορεί να περιλαμβάνεται στο βιογραφικό ενός εργαζομένου.

2.3 Τέλος, διαθέτει λίστα παραληπτών μηνυμάτων μέσω email, η οποία αφορά ενδιαφερόμενους για νέα – ανακοινώσεις του οργανισμού. Τα στοιχεία αυτά είναι: ονοματεπώνυμο και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email).

3. Τρόπος συλλογής δεδομένων

Τα παραπάνω δεδομένα συλλέγονται με τους εξής τρόπους:

3.1 Δεδομένα που δεν συλλέγονται αυτόματα

3.1.1 Δηλώνονται από τα ίδια τα υποκείμενα δεδομένων κατά την δήλωση ένταξής τους σε προγράμματα του Ηλιοτροπίου, ή κατά τη διαδικασία προσωπικών συνεντεύξεων, είτε αυτές αφορούν ωφελούμενους είτε υποψήφιους εργαζόμενους και μελών, ή κατά την υποβολή βιογραφικού και λοιπών δικαιολογητικών αυτοπροσώπως στα γραφεία

3.2 Δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα

3.2.1 Η ιστοσελίδα του Ηλιοτροπίου Λέσβου (www.encomm.gr) χρησιμοποιεί μικρά αρχεία, που ονομάζονται μικροδεδομένα (cookies) με στόχο την προσαρμογή της εμπειρίας του χρήστη. Τα cookies δεν επιτρέπουν την ταυτοποίηση των χρηστών, άλλα αναγνωρίζουν μόνο τεχνικά χαρακτηριστικά, όπως ο browser, που χρησιμοποιείται και η IP σε περίπτωση ανεπιτυχών προσπαθειών σύνδεσης με τη σελίδα διαχείρισης της ιστοσελίδας.

4. Πως χρησιμοποιούμε τα δεδομένα, που συλλέγουμε

Τα στοιχεία, που συλλέγει το Ηλιοτρόπιο χρησιμοποιούνται:

4.1 Για τους ωφελούμενους

Για την ταυτοποίηση, επικοινωνία και προσθήκη των ωφελουμένων σε προγράμματα υποστήριξης που παρέχονται από το Ηλιοτρόπιο Λέσβου  ή/και συνεργαζόμενους δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς. Ειδικά όσον αφορά τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, επεξεργάζονται με στόχο την παροχή υπηρεσιών υποστήριξης από το επιστημονικό προσωπικό σε κάθε ωφελούμενο.

4.2 Για τους εργαζόμενους και τα μέλη

Για την ταυτοποίηση, επικοινωνία και κάλυψη των υποχρεώσεων του Ηλιοτροπίου απέναντι στους εργαζόμενους και τα μέλη, σύμφωνα με τα όσα ορίζει η νομοθεσία, και περιλαμβάνει μεταξύ άλλων καταβολή μισθών και επιδομάτων, καταβολή ασφαλιστικών εισφορών και παροχή αναρρωτικών αδειών, βεβαιώσεων εργασίας και συστατικών επιστολών, αν αυτές απαιτηθούν από το ίδιο το υποκείμενο.

Πριν την έναρξη συνεργασίας τα στοιχεία, που παρέχουν οι ενδιαφερόμενοι με τη κατάθεση των βιογραφικών τους, χρησιμοποιούνται κατά τη διαδικασία αξιολόγησής τους για την κάλυψη θέσεων εργασίας.

4.3 Για τους προμηθευτές και συνεργάτες

Για την επικοινωνία μαζί τους, την υπογραφή συμφωνητικών συνεργασίας και την έκδοση των νόμιμων παραστατικών. Κατά τη διαδικασία διαγωνισμών ή προσκλήσεων προσφορών για παροχή προϊόντων και υπηρεσιών, χρησιμοποιούνται για την αντιστοίχιση των προσφορών με τους συγκεκριμένους προμηθευτές και για την επικοινωνία μαζί τους για την ενημέρωση σχετικά με την αξιολόγηση των προσφορών.

4.4 Για όλα τα υποκείμενα

Για την αποτροπή παράνομων ή/και ποινικά κολάσιμων δραστηριοτήτων.

5. Προστασία των δεδομένων

Το Ηλιοτρόπιο λαμβάνει τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την διασφάλιση των παραπάνω δεδομένων, είτε αυτά αποθηκεύονται ως φυσικά αρχεία, είτε ως ηλεκτρονικά. Το υποκείμενο αποδέχεται, ωστόσο, το γεγονός ότι καμία μέθοδος προστασίας δεν είναι 100% αποτελεσματική. Παρ’ όλα αυτά, το Ηλιοτρόπιο, σε ενδεχόμενη περίπτωση απώλειας ή διαρροής δεδομένων, θα κάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες σύμφωνα με τα όσα ορίζει ο Ευρωπαϊκός Κανονισμός 679/2016.

6. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα έχουν αποκλειστικά και μόνο οι εργαζόμενοι, που είναι αρμόδιοι για την διεκπαιρέωση των απαραίτητων εργασιών, κατά τους σκοπούς της επεξεργασίας τους.

7. Με ποιους μοιραζόμαστε τα δεδομένα

Τα παραπάνω δεδομένα επεξεργάζονται αποκλειστικά στο εσωτερικό του Ηλιοτροπίου και δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, παρά μόνο τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα με συνεργαζόμενες οργανώσεις και φορείς ή δημόσιες αρχές και οργανισμούς, στο πλαίσιο των συμβατικών και νομικών υποχρεώσεων της οργάνωσης.

8. Συγκατάθεση υποκειμένου

8.1 Κατά τη συλλογή των παραπάνω δεδομένων, το υποκείμενο δηλώνει ότι συναινεί για την αποθήκευση και επεξεργασία τους από το Ηλιοτρόπιο, σύμφωνα με τους όρους του παρόντος εγγράφου. Με την αποδοχή των παραπάνω όρων και με την οικειοθελή παροχή των προσωπικών δεδομένων, το υποκείμενο δηλώνει τη συγκατάθεσή του, συμφωνεί ρητά και αποδέχεται ανεπιφύλακτα την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων από το Ηλιοτρόπιο, σύμφωνα με τους όρους του παρόντος εγγράφου.

8.2 Σε περίπτωση οποιασδήποτε διαφωνίας, ο κάθε ενδιαφερόμενος πρέπει να επικοινωνεί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Ηλιοτροπίου, κα. Κολοβού Ελίζα  στο iliotropio.lesvos@encomm.gr (εφεξής ΥΠΔ).

8.3 Το υποκείμενο έχει το δικαίωμα να αποσύρει τη συγκατάθεση για την επεξεργασία των δεδομένων του οποιαδήποτε στιγμή. Η απόσυρση αυτή, ωστόσο, δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας των δεδομένων που βασίζεται στη πρότερη συγκατάθεση πριν την απόσυρσή της, όπως επίσης και για την ενδεχόμενη περαιτέρω επεξεργασία των δεδομένων, υπό άλλη νομική βάση, όπως για παράδειγμα η εκπλήρωση των όρων σύμβασης ή η συμμόρφωση του Ηλιοτροπίου με νόμιμες υποχρεώσεις της.

9. Δικαιώματα υποκειμένου

Το υποκείμενο έχει κάθε δικαίωμα, που προβλέπεται από τις διατάξεις των άρθρων 15-22 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 679/2016, και πιο συγκεκριμένα της ενημέρωσης σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων του, της πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα, που τον αφορούν, και αποτελούν ή αποτέλεσαν στο παρελθόν αντικείμενο επεξεργασίας και της αντίρρησης για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που τον αφορούν, η οποία περιλαμβάνει: α) τη διόρθωση, β) τη προσωρινή ή μη χρήση, γ) τη δέσμευση, δ) τη διαβίβαση ή μη, ε) τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων.

Για την άσκηση των παραπάνω δικαιωμάτων θα πρέπει να επικοινωνήσει με το Ηλιοτρόπιο και να ενημερώσει εγγράφως τον ΥΠΔ.

10. Εφαρμοστέο δίκαιο

Το παρόν κείμενο, όπως επίσης και οποιαδήποτε διαφορά ή αξίωση απορρέει από αυτό ή σε σχέση με αυτό διέπονται σύμφωνα με το Ελληνικό Δίκαιο και τα όσα ορίζει ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων 679/2016, και αποκλειστική αρμοδιότητα για αυτά έχουν τα Δικαστήρια της Λέσβου.

Το Ηλιοτρόπιο επιδιώκει πάντα τη φιλική και εξωδικαστική επίλυση οποιασδήποτε διαφοράς προκύψει κατά την εφαρμογή ή ερμηνεία των όρων του παρόντος, και προτείνει για οποιαδήποτε προβληματισμό σχετικά με αυτούς να ενημερώσετε άμεσα τη διοίκηση της εταιρείας, στέλνοντας email στο iliotropio.lesvos@encomm.gr.

11. Αλλαγές πολιτικής προστασίας δεδομένων

Κάθε αλλαγή των όρων της πολιτικής προστασίας προσωπικών δεδομένων του Ηλιοτροπίου, θα δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα www.encomm.gr και θα ισχύει από τη στιγμή της δημοσίευσης, εκτός κι αν σημειώνεται διαφορετικά.

12. Επικοινωνία με το Ηλιοτρόπιο

Για οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία ή διευκρίνηση σχετικά με τα όσα αναφέρονται στο παρόν έγγραφο ή για την άσκηση κάθε νόμιμου δικαιώματός σας, μπορείτε να απευθύνεστε στον ΥΠΠΔ του Ηλιοτροπίου, κα. Κολοβού Ελίζα, email: iliotropio.lesvos@encomm.gr